Pengenalan

Microsoft Excel boleh digunakan sebagai sistem yang lengkap bagi tugas simpankira perakaunan.

Kebaikan menggunakan Excel

Fail Excel mudah disimpan dalam pelbagai mddium
Fail Excel mudah dibawa ke mana-mana
Fail Excel mudah dipindah ke mana-mana
Fail Excel mudah disalin
Fail Excel mudah di'sync'
Fail Excel mudah di'backup' di pelbagai medium
Fail Excel mudah dikerjakan serentak oleh beberapa orang
Fail Excel mudah dilihat melalui internet
Fail Excel mudah dilihat melalui rangkaian

Perbandingan dengan program lain

Data dalam program perakaunan biasanya hanya boleh diakses oleh kakitangan yang dikhususkan mengendali sistem itu dan sukar dikongsi oleh orang lain yang terlibat seperti ketua dan kakitangan sokongan kerana data hanya boleh disimpan dalam satu komputer sahaja iaitu komputer pengendali sistem.

Dalam program lain, fail yang mengandungi data biasanya tidak diketahui oleh pengendali sistem dimanakah ia disimpan dan apakah nama fail itu kecuali pengendali seorang yang mahir bidang komputer juga.

Data program lain biasanya tidak boleh dibuka kecuali menggunakan program berkenaan sahaja.

Data program lain biasanya hanya boleh disalin ke medium yang terhad.

Risiko kehilangan data lebih tinggi.

Panggilan sokongan biasanya perlu dibuat dari semasa ke semasa menyebabkab kos menyelenggara sistem agak tinggi.

Apa yang diperlukan

Microsoft Excel
Pengetahuan asas mengendali Microsoft Excel
Tahu menggunakan formula atau functions
Tahu menggunakan operasi Filtering, Subtotal, PivotTable dan sebagainya.

Amalan dalam buku ini

Ringkasan-ringkasan dan terma-terma yang digunakan dalam buku ini :

Helaian DATA	Nama satu helaian yang diguna untuk menampung butiran data transaksi
Helaian TB	Nama satu helaian yang diguna sebagai Trial Balance
Helaian BS	Nama satu helaian yang diguna sebagai penyata Balance Sheet
Helaian PL	Nama satu helaian yang diguna sebagai Penyata Profit and Loss
Helaian LEJER	Nama satu helaian yang diguna sebagai Ledger
Helaian General	Nama satu helaian yang diguna untuk pelbagai tujuan
LastRowDATA	Nama satu sel yang diguna sebagai tanda baris akhir bagi data dalam helaian DATA
LastRowTB	Nama satu sel yang diguna sebagai tanda baris akhir bagi data dalam helaian TB

Menyedia lembaran dan struktur untuk merekod data transaksi

Dimanakah data transaksi harus direkodkan

Sediakan satu helaian khusus untuk butiran data transaksi direkodkan. Dalam buku ini, helaian itu diberi nama DATA.

Apakah butiran yang harus direkodkan

Bagi setiap transaksi kewangan, butiran-butiran yang paling ringkas perlu direkodkan adalah :

Nama Kumpulan dokumen
Tarikh transaksi
Bulan transaksi
Nombor siri dokumen
Nombor rujukan lain
Deskripsi transaksi
Akaun untuk didebitkan
Akaun untuk dikreditkan
Amaun untuk didebitkan
Amaun untuk dikreditkan

Struktur data harus disediakan

Contoh struktur data

Mengenal kumpulan-kumpulan data

Merekod baki-baki awal

Merekod Debit dan Kredit

Merekod jualan

Merekod data transaksi

Biasanya satu transaksi akan melibatkan sekurang-kurangnya dua (2) akaun iaitu satu akaun didebitkan dan satu akaun lagi dikreditkan. Tiap-tiap satu akaun debit akan direkodkan butirannya dalam satu baris mengikut ruang-ruang yang bersesuaian. Tiap-tiap satu akaun kredit pula akan direkodkan butirannya dalam baris yang berikutnya selepas baris butiran akaun debit, juga mengikut ruang-ruang yang bersesuaian.